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Facturation d’entreprise : les questions les plus fréquentes

Facturation d’entreprise : les questions les plus fréquentes

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La facturation est un processus essentiel de la vie d’une entreprise. Que vous vendiez des biens ou des prestations de services, vous devez inévitablement éditer des factures pour vos acheteurs. Mais lorsqu’on se lance dans l’entrepreneuriat sans avoir de solides notions en comptabilité, il n'est pas toujours facile de connaître toutes les règles à respecter pour éditer des documents commerciaux 100 % conformes. Mentions obligatoires à préciser sur le bordereau, dates d’édition de la preuve d’achat, logiciels de facturations… Voici nos réponses à toutes les questions que vous vous posez sur les factures et nos conseils pour bien gérer la facturation de votre entreprise.

 

 

Sommaire : 

 

1. Qu’est-ce qu’une facture ? 

2. Qu’est-ce qu’une facture ? 

  • a. Quelles données obligatoires doivent figurer sur la facture ? 
  • b. Bon à savoir
  • c. Quand facturer ? 

3. Comment éditer une facture ? 

4. Quel logiciel de facturation d’entreprise choisir ? 

 

 

 

1. Qu’est-ce qu’une facture ? 

 

Cette question, qui peut paraître très facile, requiert tout de même une réponse précise. Une facture est un document comptable et juridique qui constitue une preuve d’achat et de vente d’une marchandise ou d’une prestation de services. Elle contient tous les détails relatifs à la transaction : nature du bien ou du service, quantité, informations sur le prestataire et l’acheteur, date d’achat ou de vente… Elle est éditée par une structure juridique (société, TPE, PME…) et fait foi de preuve en cas de contrôle fiscal. Il s’agit donc d'un document officiel qu'il est primordial de conserver et de présenter au fisc en cas de besoin. 

 

Notez également qu’il est important de distinguer deux types de factures : 

  • → Facture de vente : dans le cas où vous vendez des biens ou une prestation de service. Vous devez donc établir un bordereau pour votre acheteur.
  • → Facture d’achat : vous achetez de la marchandise ou un service. C’est vous qui recevrez une preuve d’achat de la part de votre fournisseur. 

 

 

2. Est-il obligatoire d’établir une facture ? 

 

Dans le cas d’une transaction B2B, c'est-à-dire de professionnel à professionnel, toutes les entreprises assujetties à la TVA ont l’obligation de réaliser une facture professionnelle pour leurs clients, même s’il s'agit de petites sommes. Cette règle s’applique également si vous effectuez une transaction commerciale avec un service public ou réalisez une vente à distance.  

 

Par contre, si vous vendez vos biens auprès d’un particulier qui ne s’en servira qu’à titre personnel, vous n’êtes pas tenu d’éditer un acte de vente en plus du ticket de caisse. Sauf dans le cas où le client vous le demande explicitement. Toutefois, cette notion n’est pas applicable aux garagistes, aux grossistes et au secteur de la construction immobilière. Les entreprises issues de ces domaines sont donc tenues de réaliser une facture pour chacune de leurs prestations.  

 

 

Quelles données obligatoires doivent figurer sur la facture ? 

Pour connaître les règles de facturation d’entreprise et bien gérer sa comptabilité, vous devez impérativement faire figurer sur votre bordereau de vente toutes les mentions obligatoires. Elles confèrent une valeur juridique à votre document. Notez d’ailleurs que toute omission de l’une de ces données peut être punie par la loi en cas de contrôle fiscal. 

 

Pour être valable juridiquement, un acte de vente doit ainsi obligatoirement comporter :

  • La mention “facture” de manière visible.
  • Un numéro de facture unique. 
  • Toutes les données relatives à votre structure : nom de l’entreprise, forme juridique, numéro de TVA, adresse de domiciliation de la société, coordonnées bancaires. 
  • Toutes les informations sur votre client : nom de l'entreprise et numéro de TVA (dans le cas d’une transaction B2B), nom et prénom (dans le cas d'une vente auprès d’un particulier), adresse complète.
  • Date d’émission, date de livraison de la marchandise et date de facturation. 
  • Les délais de paiement.
  • La description détaillée de chaque produit vendu ou service réalisé. 
  • La devise monétaire.
  • Le prix unitaire de chaque prestation (à la pièce ou à l’heure) ainsi que le prix global HT et TTC. 
  • Le montant de la réduction s’il y a lieu. 
  • Le taux et le montant de la TVA.

 

 

Bon à savoir 

Si vous venez de lancer votre business ou si vous ne gagnez pas plus de 25 000 € par an, la TVA ne sera pas applicable à vos clients. Dans ce cas, vous devrez faire obligatoirement figurer sur votre facture : « Régime particulier de franchise des petites entreprises ». 

 

 

Quand facturer ? 

Pour savoir à quelle date doit être établie une facture, retenez simplement que vous ne devez pas dépasser le 15 du mois qui suit la fin de la prestation ou la livraison de la marchandise. Une fois distribué auprès du prospect et entièrement réglé, le bordereau commercial doit être conservé durant une période minimale de 7 ans. En effet, il s’agit d’un document juridique important constituant une preuve d’achat et de vente à présenter à l’État en cas de nécessité. Si vous réalisez une vente immobilière, conservez votre facture pendant minimum 15 ans après la transaction.

 

 

3. Comment éditer une facture ? 

 

Une facture juridiquement valable peut être éditée au format papier ou bien au format numérique. Cette seconde option vous offre plus de chances de conserver le document comptable sur le long terme. Toutefois, si vous optez pour la facturation électronique, vous devez mettre en place la signature électronique ainsi que l’échange de données informatisées pour pouvoir télétransmettre les factures.

 

 

4. Quel logiciel de facturation d’entreprise choisir ? 

 

La dématérialisation de vos factures peut se faire à l'aide d'un logiciel d’édition de factures. Choisissez un programme simple d’utilisation qui vous permettra de traiter rapidement vos données comptables et de gagner du temps grâce à une automatisation de saisie efficace. Les petites structures peuvent aisément opter pour des logiciels en ligne gratuits ou même des applications de facturation destinées aux TPE et PME. Ces programmes permettent une prise en main simple et rapide et génèrent toutes les notions obligatoires directement visibles sur chacune de vos factures. Vous avez ainsi la garantie d’avoir un document comptable fiable et officiel. Privilégiez également des logiciels qui offrent des fonctionnalités qui vous permettent de gagner du temps en transformant les devis que vous générez en factures, par exemple. 

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la facturation des entreprises, suivez l’actualité de Welink Accountants et retrouvez tous les conseils dont vous avez besoin pour bien organiser votre comptabilité. 

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