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Comment préparer son cabinet d'expertise comptable à l'intelligence artificielle ?

Comment préparer son cabinet d'expertise comptable à l'intelligence artificielle ?

L'intelligence artificielle s'implémente peu à peu dans les cabinets d'expertise comptable. Si elle fait  encore peur à certains professionnels qui la voient comme destructrice d'emploi, les réflexions menées sur le sujet ont montré qu'il s'agissait d'une véritable opportunité pour le métier. L'IA permet en effet de gagner en productivité, en réactivité, d'améliorer la relation client, de faire monter les collaborateurs en technicité, etc. Il est donc nécessaire de se préparer à la mettre en œuvre. 

L'IA et le machine learning au service de l'automatisation des tâches comptables

Lorsque les premières solutions d'automatisation sont apparues pour faciliter la saisie et la tenue comptable, elles imposaient leurs règles ou nécessitaient d'être configurées au cas par cas, ce qui était extrêmement chronophage. Avec l'arrivée de l'IA, les logiciels  comptables se rapprochent au plus près de ce que font les collaborateurs comptables en faisant du cas par cas, client par client. Un logiciel comptable doté d'intelligence artificielle s'adapte de manière autonome aux trois niveaux de pratiques règlementation, cabinet, client grâce au machine learning. Ce type de logiciels permet de limiter au strict minimum le travail restant à faire après son traitement de la comptabilité

Faire apparaître l'IA comme une aide et non une menace

Avant d'adopter l'intelligence artificielle dans son cabinet d'expertise comptable, il est important de penser sa communication interne et externe pour donner du sens à votre transition numérique

Si la saisie des pièces comptables n'est pas la partie la plus passionnante du métier, la tenue et la révision comptable apparaissent comme ses missions de base. Il est donc essentiel de faire comprendre à vos collaborateurs que l'IA n'a pas vocation à les remplacer mais au contraire à les aider et à leur permettre de se dégager du temps pour des missions intéressantes et à valeur ajoutée. L'IA doit leur apparaître comme un moyen de gagner en réactivité et de se concentrer sur les aspects les plus pointus et intéressants de leur métier comme la comptabilité analytique, les conseils juridiques, l'accompagnement des clients et leur assurer ainsi un conseil proactif

N'hésitez pas ensuite à communiquer en externe auprès de vos clients sur votre virage technologique. 

Dématérialisation et collecte des documents

Que vous ayez un collaborateur dédié à la saisie ou que chaque collaborateur s'occupe de la saisie de ses clients, la pratique classique de collecte des documents comptables et administratifs sont un des freins majeurs à votre évolution. Un fonctionnement classique avec collecte mensuelle des documents en format papier ne permet pas d'avoir de vision de la situation financière de l'entreprise en temps réel et empêche donc toute attitude proactive. Il est donc nécessaire d'organiser une transmission des documents sous forme dématérialisée, au fil de l'eau. Cela permet de gagner du temps, d'être réactif et de fluidifier les échanges entre vous et le client. Cela va permettre de donner un autre sens à votre prestation. 

La préparation des dossiers comptables

L'intelligence artificielle ne peut pas fonctionner correctement sans un système d'identification forte des clients et des fournisseurs. Elle a donc besoin de fiches renseignées de manière complète (raison sociale, adresse, SIRET, n° de TVA, etc.). S'il manque ces informations, l'IA ne saura pas faire le lien entre l'information comptable et la réalité. Cela va donc ralentir l'apprentissage de l'IA et nécessitera votre intervention pour lui expliquer ce qu'elle ne comprend pas par manque d'information. 

Il est donc préférable de préparer les dossiers et de renseigner toutes les informations pour profiter des bénéfices de l'IA plus rapidement. 

Prévoir une phase pilote pour la mise en place de l'IA

Il faut prévoir entre 6 et 12 mois pour qu'un collaborateur change ses habitudes en matière de saisie des écritures comptables. Parallèlement, l'IA fonctionne sur la base du machine learning et va donc avoir besoin d'un temps d'apprentissage. Il faut environ 3 mois pour constater que l'IA maîtrise un dossier

Il est donc nécessaire de prévoir une phase pilote d'apprentissage dans son cabinet. Sélectionnez un petit nombre de clients qui font partie des plus matures et des plus structurés de votre portefeuille. Ne choisissez que ceux qui envoient déjà leurs pièces dématérialisées au fil de l'eau. Côté collaborateurs, ne faites participer à cette phase pilote que ceux qui sont volontaires et qui ont envie d'apprendre. Ils partageront ensuite leur savoir et leur expérience avec leurs collègues. Pendant cette phase, ils suivront des formations pour apprendre à se servir de l'outil. Celles-ci sont nécessaires même si rassurez-vous, ils sont simples à utiliser.  

Le robot comptable doté d'IA ouvre de nombreuses perspectives pour le métier d'expert-comptable qui va développer des services plus valorisants et valorisés. Ne pas s'y préparer, c'est prendre du retard. Plus vous respecterez ces étapes de mise en place, plus la phase de transition sera rapide et allégée dans votre cabinet.

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