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Comment optimiser ses frais professionnels ?

Comment optimiser ses frais professionnels ?

Quels frais sont considérés comme des frais professionnels à prendre en compte dans le cadre de l'activité d'une entreprise ? Sont-ils entièrement déductibles ou seulement partiellement ? Y a-i-il un intérêt à postuler la déduction de ces frais ? Que faire si vous ne pouvez pas fournir les factures et pièces justificatives correspondant à ces dépenses ?

En Belgique, les entreprises et les indépendants ont le choix entre deux alternatives concernant les frais professionnels : postuler la déduction des frais réels ou postuler la déduction des frais forfaitaires.

Que sont les frais professionnels ? 

Les frais professionnels englobent toutes les dépenses qui sont liées, d’une manière ou d’une autre, à votre activité professionnelle.

Les frais professionnels incluent donc les frais de déplacement, de vêtements professionnels spécifiques, de location ou d’occupation de votre bureau, de documentation, de matériel informatique, de matériel de bureau, de cotisation professionnelle, etc. 

Si vous installez votre bureau dans votre domicile, vous pouvez déduire une partie des frais. Prenons l'exemple où votre bureau occupe 10% de votre habitation. Vous serez alors en droit de postuler la déduction de 10% de vos factures de chauffage et d’électricité. Il est cependant nécessaire que ce bureau existe réellement. Vous ne pouvez pas simplement utiliser une pièce à vivre type salle à manger. 

Si vous êtes locataire, une partie du loyer peut être déduite. Votre bail doit vous autoriser à exercer une activité professionnelle dans le cadre de votre location. 

La déduction des frais forfaitaires

Ces derniers constituent un montant de frais auquel vous pouvez prétendre sans avoir à communiquer au fisc le montant des frais réellement engagés et leurs justificatifs.  

Ce montant correspond à un pourcentage de vos revenus professionnels. Il est dégressif. 

Pour des revenus professionnels de 0 à 6.000 €, il est de 28,7 %, de 6.000 à 11.910 €, il est de 10%, de 11.910 à 19.830 €, il passe à 5% et au-dessus de 19.830 €, à 3%. Par ailleurs le montant est plafonné à 4.150 €.

Si, selon vos estimations, vos frais réels (hors cotisations sociales) sont inférieurs à ce forfait, vous pouvez opter pour la déduction des frais forfaitaire. Vous n'aurez alors qu'à renseigner vos recettes dans votre déclaration fiscale et la déduction fiscale sera appliquée automatiquement. 

Si vous estimez le montant de vos frais professionnels supérieur au forfait, il sera préférable de postuler la déduction des frais professionnels réels.

La déduction des frais réels 

Quelle que soit votre profession, vous avez la possibilité de déduire vos frais professionnels réels. Vous devez en calculer le montant précis et vous devez être en mesure de prouver la réalité de ces frais et apporter la preuve que vous les avez payés vous-même.

Par ailleurs, certains frais ne sont déductibles que dans une certaine proportion, bien qu'ils soient liés à l'activité professionnelle. Les frais de représentation ne sont déductibles qu’à concurrence de 50%, les frais de restaurant qu’à concurrence de 69% et les frais d’utilisation d’un véhicule sont déductibles de 50 à 120% suivant le taux d’émission de CO2 du véhicule. Il est cependant possible d'appliquer un forfait d'un montant de 0,15 € par kilomètre parcouru entre le domicile et le lieu de travail.

Cela peut donc être plus intéressant financièrement mais cette option est plus contraignante. 

Le cas particulier des cotisations sociales

Les cotisations sociales rentrent dans les frais professionnels déductibles. Même lorsqu'on opte pour postuler la déduction des frais forfaitaires, ces derniers peuvent être déduits de manière réelle. Les déductions des cotisations sociales et le montant perçu dans le cadre de votre forfait se cumulent. 

Vous trouverez dans la déclaration fiscale un code distinct dans lequel vous pourrez renseigner le montant de vos cotisations sociales. 

Frais réels ou frais forfaitaires, l’objectif est de trouver la formule la plus avantageuse pour vous. Parmi ces frais professionnels, notez que les frais de comptabilité sont déductibles. Ainsi n'hésitez pas à solliciter votre expert-comptable pour étudier la meilleure option possible. 

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